BETTER WORK BETTER LIFE : 7 ขั้นตอนการมอบหมายงาน ให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ

11 ตุลาคม 2561

BETTER WORK BETTER LIFE : 7 ขั้นตอนการมอบหมายงาน ให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ

1. วางแผนเตรียมการมอบหมายงาน

หัวหน้าทีมจะต้องทำความเข้าใจกับภาพรวมของเนื้องานให้ถ่องแท้ หลังจากนั้นให้พิจารณาว่ามีหน้าที่ใดบ้างที่จำเป็นต้องทำเพื่อเตรียมจัดสรรให้กับลูกทีม โดยที่ยึดงานบริหารจัดการเป็นงานหลักของคุณนอกเหนือจากนั้นค่อยพิจารณาจากระดับความสำคัญของเนื้องานว่างานส่วนไหนที่ควรมอบหมายให้ลูกทีมบ้าง เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการมอบหมายงานให้ลูกทีมต่อไป

 2. งานต้องเหมาะกับคน

หลังจากที่ได้รู้ถึงหน้าที่งานที่จำเป็นต้องทำแล้ว ให้พิจารณาถึงทักษะ ความถนัด ของลูกทีมทุกคน ว่าใครมีทักษะที่ตรงกับงานอะไรบ้าง และเลือกคนที่เหมาะสมที่สุด อย่าเลือกมอบหมายงานให้กับใครคนหนึ่งเพียงเพราะว่าเขาคนนั้นมีเวลามากกว่าคนอื่นหรืองานไม่ค่อยยุ่ง เพราะคุณไม่อาจคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากคนที่ไม่มีความชำนาญโดยตรงได้

 3. หน้าที่ต้องชัดเจน

แจ้งรายละเอียดให้ลูกทีมทราบว่าพวกเขามีหน้าที่อะไรบ้าง รวมถึงให้คำแนะนำต่าง ที่คิดว่าพวกเขาจำเป็นต้องทราบ ซึ่งการมอบหมายงานที่ดีควรจะทำให้เป็นลายลักษณ์อักษร วิธีที่เป็นที่นิยมคือการส่งอีเมล เพราะการมอบหมายงานปากเปล่าอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้

 4. หน้าที่มีความสำคัญอย่างไร

อธิบายให้ลูกทีมทราบว่างานที่ได้รับมอบหมายมีความสำคัญ และเชื่อมโยงกับคนอื่นในทีมอย่างไร รวมถึงบอกเหตุผลว่าทำไมเขาถึงเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดในการทำงานชิ้นนี้  ซึ่งในขั้นตอนนี้ยังเป็นการเปิดโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือร่วมวางแผนการทำงานกับคุณด้วย

 5. กำหนดกรอบระยะเวลา

แจ้งวันส่งงานให้ชัดเจนรวมถึงกำหนดการต่าง ที่จะเกิดขึ้นในช่วงเริ่มทำงานจนถึงกำหนดวันส่งงาน เพราะพวกเขาจะได้จัดการวางแผนการทำงานในแต่ละช่วงเวลาได้เหมาะสม หลายครั้งกำหนดส่งงานของแต่ละคนอาจไม่ตรงกันแต่งานของทุกคนอาจมีความเชื่อมโยงและส่งผลกระทบต่อกัน จึงเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องอธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของงานรวมถึงผลเสียที่จะเกิดขึ้นถ้ามีใครคนใดคนหนึ่งไม่สามารถส่งงานได้ตามกำหนด

 6. มอบอำนาจและสนับสนุน

ทุกครั้งที่มอบหมายงานให้ลูกทีม ต้องพิจารณาด้วยว่ามีสิ่งใดบ้างที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้เพื่อทำงานให้สำเร็จตามที่ได้รับมอบหมาย เช่น อุปกรณ์ งบประมาณ อำนาจในการสั่งการ รวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ถ้าลูกทีมพบปัญหาและต้องการสิ่งใดเพิ่มเติมก็เป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องจัดหาให้ หรือถ้าพวกเขาเกิดความท้อแท้หัวหน้าก็ต้องเป็นคนคอยกระตุ้นการทำงานในทีม แต่อย่ารับงานคืนกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะนอกจากจะเป็นการเพิ่มงานให้ตัวเองแล้ว ลูกทีมอาจเสียกำลังใจด้วย

 7. กำหนดช่องทางการสื่อสาร

แจ้งให้ลูกทีมทราบถึงช่องทางที่พวกเขาสามารถติดต่อกับคุณ ในเวลาที่พวกเขาต้องการคำแนะนำหรือประสบปัญหา หรืออาจจะกำหนดเป็นการประชุมย่อยรายสัปดาห์เพื่อให้ทุกคนได้ระดมความคิด ขั้นตอนนี้ยังช่วยให้คุณได้ทราบปัญหาและความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นการเปิดโอกาสให้คุณได้กระตุ้นหรือให้กำลังใจลูกทีมด้วย

 

 ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่อ่านง่าย อ่านสนุก แง่มุมต่างๆเกี่ยวกับการทำงานได้แล้วใน BETTER WORK BETTER LIFE กับ  Mellow 97.5

 

 

 

 

 

 

ข้อมูลจาก :officevibe.com

Line @Mellow975

@Mellow975
Copyright © 2017 http://mellow975.mcot.net All Rights Reserved. Powered by Pun Corporation